Efficiënt en effectief werken wil iedereen. Maar in de dagelijkse praktijk is dit niet altijd eenvoudig. Dat is vaak het moment waarop timemanagement om de hoek komt kijken. Maar wat is timemanagement eigenlijk precies en wat heb je eraan? 

Wat is timemanagement?

Volgens Van Dale is timemanagement ‘de kunst van het op een zo efficiënt mogelijke manier omgaan met de beschikbare tijd’. Ofwel: zorg dat je je planning goed onder controle hebt. Daarbij zijn planning, taakverdeling, assertiviteit en communicatie belangrijk. Hoe plan jij je werk in? Doe je het belangrijkste werk eerst en op de goede manier? En zeg je het op tijd als het te veel wordt?

Voordelen van timemanagement         

Met timemanagement leer je meer rust en structuur aan te brengen in je werk en privéleven. Je gaat goed naar planningen en werkzaamheden kijken en onderzoekt hoe je het op tijd kunt aangeven als iets niet haalbaar of wenselijk is. Daardoor heb je minder stress, krijg je je werk sneller af en heb je meer plezier in je werk. 

Een aantal tips:

1. Doe regelmatig een braindump

Met een braindump zet je alles wat in je hoofd zit op papier. Neem ongeveer 10 minuten per dag om al je taken en je gedachten die met werk te maken hebben op te schrijven. Sla geen dingen over omdat je denkt dat het niet relevant is. Het is juist belangrijk dat alles op papier staat, zodat je je hoofd leeg kunt maken en je dat niet meer hoeft te onthouden.

2. Deel je dag in blokken in

Gebruik een agenda of takenmanager waarmee je je dag in blokken van telkens 30 minuten kunt indelen. Verwerk daar ook om de anderhalf uur 10 minuten pauze in. Zo word je productiever en krijg je minder stress. Kleine klussen kun je samen onderbrengen in een blok. Grotere klussen plan je over 2 blokken.

3. Gebruik de Eisenhower-methode

Stel prioriteiten. Doe de belangrijkste dingen eerst. Om te weten welke taken dat zijn, kun je de Eisenhower-methode gebruiken. Maak vier rijtjes met:

• Belangrijk en dringend (prioriteit 1)
• Belangrijk en niet dringend (prioriteit 2)
• Niet belangrijk, maar wel dringend (prioriteit 3)
• Niet belangrijk en niet dringend (prioriteit 4)

Zo krijg je een duidelijk overzicht van welke werkzaamheden je in welke volgorde uitvoert.

4. Kies je 6 MIT’s

Kies per dag je 6 belangrijkste taken (Most Important Tasks). Dit zijn de taken die je deze dag sowieso wilt afronden. Zet de taak waar je het meest tegenop ziet bovenaan. Na afronding van je eerste MIT, merkje dat je energiek en gemotiveerd aan de andere taken begint. Je productiviteit vergroot hierdoor en je hebt geen last meer van uitstelgedrag.