Als je nu vanuit huis werkt en studeert houd je een stuk lastiger verbinding met collega’s, medestudenten en docenten. Met online meetings kun je elkaar toch blijven zien en spreken. Maar communiceren op afstand kent wel een aantal valkuilen. Wij geven je 5 tips om er niet in te vallen en soepel online meetings te houden.

1. Echo of zingende microfoons

Als iedereen tegelijk inlogt en het geluid aanzet, kan dat een galmende hoge toon veroorzaken. Dat komt omdat de microfoon van een laptop, ook het geluid doorgeeft dat uit de speakers van diezelfde laptop komt. Dan gaat het geluid in een cirkeltje rondzingen. Vraag iedereen om zijn microfoon op ‘mute’ te zetten en daarna een voor een weer aan te zetten. Zo ontdek je direct bij wie het probleem zit. Ga vervolgens niet naar de technische oorzaak zoeken en drivers updaten en zo. Maar vraag diegene even om een koptelefoon of oortjes te gebruiken. Dan is het probleem meteen verholpen.

2. Deelnemers zijn afgeleid

Online ben je eerder afgeleid. Door Instagram, Facebook of een nieuwssite of gewoon door de kat die door de kamer loopt. Er is een heel eenvoudig trucje om met name het eerste in de gaten te houden. Zodra de groep is ingelogd en iedereen de camera aan heeft gezet, kijk je goed naar alle gezichten. Je hoeft alleen maar op de kleur van het beeld en het gezicht te letten. Zie je in je ooghoek die kleur verspringen? Dan weet je vrijwel zeker dat iemand afgeleid is en een andere site aan het bekijken is. Het licht dat in het gezicht reflecteert kleurt altijd wat mee met wat er op het beeld te zien is. Krijgt iemand een flink blauw gezicht? Dan is de kans groot dat ie op Facebook zit.

3. De apparatuur werkt niet

Heb je voor het eerst een meeting met een nieuwe groep? Geef ze dan een inlogslot. Spreek met elke deelnemer een tijd af waarop ze inloggen en zorg dat er bijvoorbeeld 5 of 10 minuten tussen elke deelnemer zit. Dan kun je iedereen er even bij halen en de apparatuur met ze testen. Het is handig om het een dag vooraf even te doen. Dan is elke deelnemer met 10 minuten klaar, heb je iedereen alvast persoonlijk even gezien en kun je in een of twee uurtjes de gehele groep voorbereiden.

4. Iedereen praat tegelijk

Face-to-face kun je vaak eenvoudig aan iemands gezicht aflezen of iemand iets wil zeggen. Tijdens een online meeting is dat een stuk lastiger. En als iedereen tegelijk begint te praten kun je niemand meer goed verstaan. Ook achtergrondgeluiden kunnen behoorlijk storen tijdens het videogesprek. Dit kun je eenvoudig oplossen met een simpele afspraak: iedereen zet zijn microfoon op mute, behalve degene die aan het woord is. Als je iets wilt vragen of zeggen kun je je hand opsteken.

5. Je kinderen of huisdieren verstoren de meeting

Heb je kinderen of huisdieren? Dan kunnen die de meeting verstoren door je aandacht te vragen of (in het geval van een kat) over je toetsenbord te lopen. Daarom is het verstandig om, wanneer je de mogelijkheid hebt, in een rustige ruimte te gaan zitten voordat je aan de online meeting begint.